Atribulados pelas tarefas do dia-a-dia, costumeiramente desejamos que o ele se estendesse além das 24 horas. Com o excesso de tarefas e pouca organização, negligenciamos os nossos compromissos pelo mau gerenciamento de tempo. Entenda o que causa e saiba como isso pode afetar sua vida pessoal e profissional.
Por que nos atrasamos?
Seu compromisso estava marcado para o começo dessa semana, às 08h da manhã, mas você chegou às 08:20h. Seu chefe faz cara feia e você tenta se justificar. Eu te pergunto: quais os argumentos que você utiliza para explicar a situação? O que te levou a negligenciar sua presença na hora pedida?
Como adultos, somos imbuídos de responsabilidades e obrigações no cotidiano. Especialmente no trabalho, nossas atribuições demandam atenção e um prazo de conclusão. Assim, um mau planejamento de rotina facilmente acarreta um atraso nas atividades e atrapalha nosso dia-a-dia. Por exemplo, deixar para amanhã o que pode ser feito agora ou sair mais tarde do que o costume por não ter dormido cedo.
Com o tempo, esses deslizes acabam por macular nossa imagem e comprometem qualquer chance de progredir no trabalho. Não o bastante, também pode atrapalhar nossa vida pessoal, visto que a pontualidade é um sinal de respeito.
O que nos atrasa?
Se por acaso não mantivermos foco em nossa rotina, podemos enfraquecer o elo que nos mantém ligados às pessoas e às oportunidades que nos são dadas. Distrações ou falta de foco podem afetar o nosso desempenho com compromisso. Confira abaixo alguns dos motivos que podem estar te atrapalhando:
Falta de prioridades
Quando temos muitas tarefas a serem feitas costumamos seguir uma lista do que fazer primeiro. Contudo, às vezes, esquecemos de priorizar as atividades mais importantes. Devido ao seu caráter de urgência, se não trabalharmos adequadamente, podemos comprometer a execução das demais ao atrasá-las.
Redes sociais
Embora seja uma ferramenta que possibilite a aproximação entre pessoas, o uso excessivo das redes sociais pode afetar o seu desempenho no decorrer do dia. Assim, aquela espiada durante o trabalho ou aquela conversa antes de sair podem atrasar a execução das tarefas e te prejudicar de forma grave.
Excesso de tarefas
Nem sempre você se manter ocupado significa que é bem produtivo. Nesse contexto, aceitar diversas tarefas e fazê-las ao mesmo tempo, sem preparo ou experiência, pode te deixar estressado. Nesse estado, você passa a negligenciar mais facilmente as atividades.
Executar tarefas ao mesmo tempo
Embora seja um recurso bastante utilizado no trabalho, fazer várias tarefas ao mesmo tempo nem sempre significa um bom gerenciamento de tempo. Isso porque sua concentração está dividida e você não está focado em apenas um projeto. Uma das consequências desse costume é a falta de qualidade no material entregue, como erros nos textos, ou a falta de atenção ao conversar com alguém. Assim, você precisará de mais tempo para corrigir isso e atrasará o andamento do trabalho.
Procrastinação
Por vezes, adiamos sem motivo algum o início de uma atividade. Dessa forma, tarde demais, corremos contra o tempo para finalizá-la. Procrastinar é um péssimo hábito quando se trata de gerenciamento de tempo. Isso porque não começar uma atividade no devido tempo nos atrasa e compromete a qualidade do nosso trabalho.
Como evitar o mau gerenciamento de tempo
Saber fazer um bom gerenciamento do tempo pode ser algo simples. Basta haver dedicação e disciplina quanto à organização de tarefas. Confira a lista abaixo e, se possível, memorize algumas das dicas, aplicando-as no dia-a-dia:
Planejamento
Apesar de parecer algo simples, isso vai definir se você é uma pessoa competente e compromissada. Assim, defina com detalhes todas as atividades a serem feitas no dia ou na semana e cuide de cada uma. Ademais, estabeleça um tempo médio para a execução delas, a fim de prevenir quaisquer imprevistos.
Listas
O hábito de fazer listas organiza o seu dia e ajuda a classificar o que é prioridade ou não. Mesmo para quem não tem o hábito, é possível utilizar o celular e preparar uma que se ajuste à sua rotina. Para quem tem atividades mais complexas a serem feitas, há várias ferramentas na internet onde você pode dividir o trabalho por etapas. Dessa forma, poderá acompanhar cada uma separadamente.
Foco
Ao começar uma atividade, mantenha o foco e evite distrações improdutivas. Mantenha a concentração no que está fazendo. Assim, vai garantir que termine mais rapidamente e entregue um resultado satisfatório no final.
Uma atividade por vez
Evite essa mania de engolir mais do que pode. Por algum imprevisto, você pode atrasar a entrega do trabalho e isso vai gerar uma impressão bastante ruim. Execute uma atividade por vez, pois assim você garante a realização e qualidade da mesma.
Evite o uso de redes sociais com frequência
Como foi escrito parágrafos acima, as redes sociais podem afetar a produção das nossas atividades se usadas em excesso. Contudo, para mudar isso, que tal o sistema de recompensas? Funciona da seguinte forma: a cada período de trabalho realizado, você se permite alguns minutos online para relaxar, mas sem abusar. Alterne essas pequenas metas com um período de descanso para recarregar o corpo.
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Descanso
Embora haja tarefas a serem feitas, lembre-se também de que é preciso descansar. É uma necessidade natural e você tem uma janela para se afastar do trabalho em questão, dando chance para corrigir falhas ou incrementar alguma ideia nova quando voltar. Assim, garanta que você vai dormir entre 7 ou 8 horas por dia.
Prazos
Avalie quanto tempo precisará para realizar alguma atividade. Com base em suas experiências, estipule quando poderá entregar um trabalho sem faltas ou atraso. Cumprir metas pessoais vai te estimular a ser mais proativo e produtivo.
Ferramentas
Para organizar e melhorar o gerenciamento de tempo, existem ferramentas online que podem te ajudar nessa tarefa. Elas são de fácil execução e você pode ajustá-las conforme sua necessidade. O “Trello”, por exemplo. A plataforma gratuita te ajuda a listar as atividades a serem feitas, estipulando um prazo de entrega e abrindo o conteúdo a uma equipe, se necessário. Apesar de servir muito para o mundo corporativo, também pode ser usada para atividades de casa ou na faculdade.
O “Remember the Milk” funciona de maneira semelhante ao Trello. Você pode organizar suas atividades conforme a necessidade e encontra-se disponível para o sistema Android e IOS.
Vida pessoal
A má gestão do tempo pode atrapalhar bastante sua vida pessoal. O atraso pode afetar seus relacionamentos e, dependendo da outra parte, causar desentendimentos. Além disso, o estresse causado pelo acúmulo de trabalho pode ser um fator decisivo no desenvolvimento de problemas de saúde, como insônia, distúrbios alimentares e queda na qualidade de vida.
Como indivíduos, carregamos atribuições e qualidades necessárias para a realização de algumas tarefas. Somos encarregados de cuidar do cumprimento das mesmas, mas a má gestão de tempo compromete a entrega de um bom resultado. Pense no que está te atrapalhando. Avalie e descubra o que te atrasa.
Achada a causa, trabalhe para melhorá-la. Isso fará de você uma boa referência como indivíduo e como profissional. Afinal de contas, ser um bom exemplo para alguém nos ajuda a melhorar nossas atitudes.
Agora é com você. Não se atrase. Deixe seu comentário abaixo, relatando algum caso pessoal ou partilhando de dicas para melhorar a gestão do tempo. Assim como nós, há outras pessoas tentando melhorar o próprio desempenho, a fim de produzir mais e melhor a cada dia.
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